Dr.Gilberto de Almeida é Auditor Líder de Sistemas de Gestão da Qualidade pela SGS (Société Générale de Surveillance), Sócio Diretor da GDA- Consultoria Médico Patologista Clínico pela USP-SP e SBPC-ML

 No artigo anterior (1) o Dr.Gilberto de Almeida tratou dos motivos para criar documentos. Porém, não basta que documentos sejam criados: eles precisam ser controlados. Neste artigo, o auditor mostra as fases do controle de documentos.

Controlar documentos é um conjunto de atividades destinadas a atingir um único objetivo: assegurar que documentos válidos estejam disponíveis para quem precisa deles!

As organizações são mutáveis e os documentos, como instrumentos elaborados para retratar o que acontece nas organizações, evoluem com elas e sofrem modificações. Para assegurar que documentos válidos e atualizados estejam sempre disponíveis, o controle de documentos não é uma opção, é uma necessidade.

            O Ciclo de Vida de um documento

 Após a elaboração inicial, o documento entra num ciclo de vida em que pode sofrer sucessivas alterações para se adequar às mudanças na organização. Esse ciclo de vida está ilustrado na figura 1.

Figura 1: Ciclo de Vida dos Documentos

 Versão de um documento:

O controle de documentos é “versão específico”, ou seja, a aprovação, distribuição, recolhimento, etc. são realizados com base na versão. O objetivo é assegurar que a revisão mais atual de cada documento esteja disponível para uso e que as versões obsoletas sejam retiradas de circulação.

Para que o controle de versões seja possível, são necessárias duas providências:

1)    Identificar, no próprio documento, a sua versão: normalmente indicando um número ou letra correspondente à versão, ou mesmo a data de revisão;

2)    Criar um mecanismo para reconhecer, dentro da organização, qual é a versão mais atual do documento: a forma mais freqüentemente utilizada para fazer isso é ilustrada na figura 2 e corresponde à utilização de uma lista mestra que relaciona os documentos existentes com suas versões vigentes.

Figura 2: Lista Mestra de Documentos

 Embora essa forma de controle seja a mais comum, existem outros meios utilizados: por exemplo, algumas organizações asseguram que a versão publicada na “intranet” seja a única válida e disponível de um documento e, portanto, necessariamente será a versão atual. Outras organizações utilizam softwares específicos para controle de documentos.

            Aprovação:

Embora, a princípio, qualquer pessoa que tenha os meios, habilidade e conhecimento necessários, possa elaborar um documento, é a etapa de aprovação que assegura a validade das informações. “Aprovação” é uma atividade que deveria ser alicerçada nas seguintes premissas:

1.    Análise crítica: a aprovação deveria ser realizada através de uma análise minuciosa do documento, visando assegurar que seu conteúdo é integralmente apropriado à finalidade a que se destina;

2.    Autoridade competente: a análise crítica do conteúdo de um documento só pode ser realizada coerentemente por pessoas que compreendam tecnicamente o assunto abordado. A organização deveria identificar quais pessoas ou funções possuem a competência técnica a respeito do assunto, e conferir somente a elas a autoridade para aprovar documentos.

3.    Dependência de versão: aprovar um documento é aprovar uma versão específica. O aprovador deve estar atento à identificação da versão do documento que está aprovando.

4.    Evidência objetiva: é importante manter uma evidência objetiva capaz de demonstrar interna ou externamente que documentos foram aprovados por autoridades competentes. Para essa finalidade, diferentes meios de prover evidência são comumente utilizados, incluindo: assinatura física do próprio documento ou assinatura de termos de aprovação, assinatura, identificação do aprovador, e-mails de aprovação e certificações digitais.

É importante - para assegurar a validade da informação contida nos documentos - evitar a armadilha de transformar a fase de aprovação numa atividade meramente burocrática, onde algum tipo de evidência de aprovação é providenciado, porém nenhuma análise minuciosa dos documentos é realizada.

            Originais e Cópias:

Com alguma freqüência tenho encontrado organizações que produzem documentos em processadores de texto, salvam esses documentos originais em algum formato eletrônico, imprimem uma cópia para ser aprovada e assinada fisicamente por algum diretor e chamam essa cópia de original. Isso, para mim, é uma grande confusão, com possível impacto na eficácia do controle de documentos.

O que é um original e o que uma cópia de um documento, afinal?

Para ser bastante objetivo, se um documento é a reprodução fidedigna do conteúdo de outro, ele é uma cópia; caso contrário, é um original. Ponto! Não há complexidade no conceito, mas existe a confusão introduzida pela adaptação inadequada da idéia de que documentos originais têm que ser documentos “em papel” ao  advento da tecnologia que permitiu criar a maioria dos documentos originais em meios virtuais.

            Emissão de Cópias:

Cópias de documentos são produzidas para possibilitar o acesso apropriado à informação que eles contêm. Mas cópias nem sempre são necessárias. Organizações que produzem apenas originais que são acessados em meio eletrônico via intranet, por exemplo, não precisam produzir cópias de documentos, pois eles são acessíveis diretamente a partir do documento original.

Cópias controladas e Cópias Não Controladas:

Cópias controladas

Quando cópias são necessárias para a realização do trabalho, elas devem ser controladas. “Cópias controladas” são, como a expressão sugere, cópias que estão sob controle, ou seja, cuja identificação, número de versão e local exato onde se encontram são conhecidos. A finalidade desse controle é assegurar que possam ser localizadas e substituídas quando versões mais atuais dos documentos forem disponibilizadas.

Cópias não controladas

Cópias não-controladas são ignoradas pelo sistema de gestão da qualidade. Por isso não são localizadas nem substituídas quando versões mais atuais dos documentos são disponibilizadas. Assim, podem ser utilizadas inadvertidamente depois de ficarem obsoletas e são, antes de tudo, um risco para o Sistema de Gestão da Qualidade. Por isso, poucas situações justificam sua emissão e esse tipo de cópia deveria ser utilizado com parcimônia. Exemplos de seu uso são os documentos impressos para serem entregues ao cliente, ou material de treinamento.

É comum que alguma identificação visual esteja presente nos documentos para diferenciar “cópias controladas” de “cópias não-controladas”. Habitualmente utiliza-se meios como carimbos ou marcas impressas, para documentos físicos e marcas d’água, para documentos eletrônicos

            Distribuição:

A distribuição é a ação final através da qual o trabalhador passa a ter acesso às informações de que precisa para realizar o serviço. Ações de distribuição incluem entrega de cópias de documentos aos usuários, disponibilização em locais fixos de conhecimento comum, afixação em expositores, ou meios de distribuição eletrônica, como publicação em intranet ou internet.

O controle de distribuição é o meio através do qual a organização consegue identificar onde está cada documento. Normalmente, o controle de distribuição é realizado através de algum tipo de planilha (que pode ser combinada com as informações de uma Lista Mestra de Documentos) que indica onde os documentos estão distribuídos, como mostra a figura 3.

Figura 3: Controle de Distribuição de Documentos

Novamente, assim como para o controle de versões, existem outros meios para controlar a distribuição de documentos, incluindo a utilização de sistemas informatizados.

 Revisão:

Documentos são revisados para atender às necessidades de mudança da organização. Algumas normas determinam que os documentos sejam, no mínimo, analisados criticamente e, se necessário, revisados, a uma periodicidade definida. Quando um documento é revisado, alguns cuidados devem ser tomados:

 a)    O número (ou outra forma de identificação) da versão do documento deve ser incrementado;

b)    As alterações ocorridas durante a revisão devem ser identificadas:

 A identificação das alterações sofridas por um documento é essencial para permitir a rastreabilidade de informações, quando necessário. Também é útil, em documentos muito extensos, identificar precisamente para a autoridade aprovadora, o conteúdo exato que foi modificado, para facilitar sua re-análise e re-aprovação.

 Normalmente, alguma das seguintes práticas é adotada para indicar as alterações sofridas por um documento:

 - Criação de um histórico de revisões, que integra o próprio documento;

- Criação de um histórico de revisões, em documento aparte;

- Utilização de marcações que indicam as modificações, inseridas no próprio conteúdo do documento;

- Manutenção dos originais obsoletos, para confronto de conteúdo.

c)    O documento deve ser re-analisado e re-aprovado;

Nota: algumas normas definem que a re-aprovação de um documento deve ser realizada por pessoa que ocupe a mesma função que a pessoa que aprovou o documento originalmente;

d)    Listas Mestras e outras formas de controle de versão e de distribuição devem ser atualizadas;

e)    Versões obsoletas dos documentos devem ser recolhidas.

             Controle de Documentos Obsoletos

Algumas normas ou regulamentos podem exigir que documentos obsoletos sejam mantidos por prazos determinados. Quando não há essa exigência, a decisão de manter ou destruir/“deletar” documentos obsoletos cabe à própria organização.

Se a organização decidir manter documentos obsoletos, deve analisar se serão mantidos originais ou cópias desses obsoletos, se as versões mantidas serão versões eletrônicas ou em papel ou ambas. Também é importante definir por quanto tempo os documentos obsoletos serão retidos.

Deve haver mecanismos de prevenção contra o uso não intencional de documentos obsoletos. Entre esses mecanismos, necessariamente deve haver alguma forma de identificação que permita a um usuário desavisado, reconhecer imediatamente que um dado documento é obsoleto, caso tenha acesso a ele inadvertidamente. Os meios mais comuns utilizados para essa finalidade são a utilização de carimbos com a palavra “OBSOLETO” para documentos em papel, e o uso de marca d’água ou acréscimo, no nome do arquivo, de um sufixo que indica obsolescência, em caso de documentos eletrônicos.

Medidas adicionais para evitar o uso não intencional de documentos obsoletos podem incluir a segregação, ou seja, separação desses documentos dos demais, utilização de medidas de restrição de acesso ou ambas.

 Documentos de Origem Externa

Documentos de Origem Externa são documentos criados fora da organização. Exemplos típicos são leis, normas, publicações como livros e revistas, ou documentos de autoria ou propriedade dos clientes.

O controle que a organização pode exercer sobre esse tipo de documento é limitado, uma vez que as fases de elaboração e aprovação não são de sua responsabilidade. No entanto, os documentos externos devem ser identificados, lançados nas ferramentas de controle (por exemplo, Listas Mestras ou Controles de Distribuição), e sua distribuição deve ser controlada.

É recomendável que a organização fique atenta a atualizações dos documentos de origem externa e aplique o controle de documentos obsoletos quando novas versões estiverem disponíveis.

            Autoridades e Responsabilidades

Não basta conhecer as fases do controle de documentos: é necessário aplicar esses controles. Para isso é importante definir claramente as autoridades e responsabilidades em cada etapa do processo. Sugiro que isso seja feito num procedimento documentado - cujo controle poderá ser aproveitado para exercício prático de controle de documentos.

REFERÊNCIAS

(1) Almeida Filho, JGT. Documentando o Sistema de Gestão da Qualidade http://www.gdaconsultoria.com.br/Artigos/Documentando_o_SGQ_2009_08_10.pdf . 2009

(2) Norma NBR ISO 9001:2008